-«این خنده داره آرش! ممکن نیس بتونیم این محصول جدید رو واسه نمایشگاه پاییزه آماده کنیم! شما چه فکر می کنین؟ اینجا کسی اون قدر ساده هست که فکر کنه آماده خواهیم شد؟»

-« من می فهمم که این استدلالات واسه انتصاب بابکه. اما فکر می کنم حمید واسه این طرف بهتره و تو نمی تونی منو قانع کنی که طور دیگری فکر کنم.»

 

خیلی از ما نا آرومی و درگیری در جلسات رو تجربه کردیم. نا آرومی و اختلاف می تونه هیجان انگیز و انرژی زا باشه، اما در عین حال ممکنه به پیشرفت و روحیه ی گروه هم آسیب وارد کنه. اگه مسئول جلسه ای هستین و در اون جلسه درگیری اتفاق بیفته، نقش شما چیه؟ چیجوری آرامش رو برقرار می کنین؟ چیجوری اطمینان حاصل می کنین که این اختلافا به کارتون آسیب وارد نمی کنه؟

مدیریت اختلاف ها در جلسات  آموزشی

با اینکه همیشه نمی تونین از درگیریا جلوگیری کنین، اما می تونین کارای زیادی انجام بدین تا مانع این نبود توافقای جزئی، که به اهداف گسترده تر شما آسیب می رسانند، شید. به این مطالب توجه کنین:

  • می تونین جلسه ی خود رو طوری ترتیب بدین که خطر اختلاف رو کاهش بده؟
  • چیجوری نا آرومی و اختلاف رو به نیروی مثبتی تبدیل می کنین که موجب ایجاد راه حلا و نتایج بهتر شه؟
  • می تونین اثر منفی درگیری رو کم کنین؟
  • وقتی امکان اتفاق نظر وجود نداره، چیجوری می تونین به افراد درگیر کمک کنین تا موقعیت رو قبول کنن؟

در مورد همه این مطالب صحبت می کنیم، اما اول باید بدونین که دو دلیل اصلی واسه بروز اختلاف در جلسات هست.

شکلای مختلف اختلاف

اختلاف در جلسات بیشتر به یکی از دو دلیل زیر اتفاق میفته:

۱. فرقای حرفه ای واقعی: اختلاف می تونه از فرقای واقعی در عقاید حرفه ای ناشی شه. در خیلی از موارد، این فرقا موجب ایجاد درگیری رو نمی شن. اما وقتی نتیجه بسیار مهمه، وقتی تصمیم گرفته شده غیر قابل تغییره، یا وقتی اثر تصمیم گیریِ غلط، اثر بدی بر اونایی که در اون سهیم بودن داره؛ احتمال اتفاق درگیری بیشتر میشه. وقتی این نوع اختلاف حل نشده بمونه، ممکنه به سرعت روابط بین افراد رو خراب کنه.

۲. جنگ قدرت و مسائل شخصیتی: درگیری وقتی به وجود میاد که افراد یا گروه ها از هم خوش شون نمیاد یا وقتی احساس می کنن موقعیتشان به خطر افتاده. این نوع درگیری بیشتر در مورد شخصیت افراده تا در مورد «واقعیتا» یا تصمیمات در پیش گرفته شده. تکنیکایی که در زیر در مورد اونا بحث می کنیم، در این مورد هم به کار می رن، اما شاید لازم باشه تا مشکلی اساسی رو حل کنین.

مدیریت اختلاف ها در جلسات  آموزشی

کاهش فرصت ایجاد درگیری

بهترین دفاع در مقابل درگیری، بیشتر آمادگیِ کامل قبل از جلسه و ریاستِ قوی جلسهه. اگه در مورد ی اجرای جلساتی با ساختار محکم شهرتی به دست بیارین، بعیده که افراد حاضر در جلسات سعی کنن مقاصد خود رو دنبال کنن.

دستورجلسه رو از قبل پخش کنین و وقتی جلسه شروع شد، از گروه بخواهید موافقت شون رو با اون اعلام کنن. بعد دستورجلسه رو با دقت دنبال کنین، اما بیشتر از حد سختگیر نباشید. اگه درگیری پیش بیاد، داشتن دستورجلسه ای خوب درک این مطلب که گروه در حال خروج از موضوع اصلیه رو ساده تر می کنه. اگه افراد با اهداف جلسه موافقت کنن، احتمال اتفاق معطلیایی که باعث درگیری می شن، کمتر میشه.

باید در جلساتی که جَو جلسه و جست و خیز افراد حاضر احتمال بروز درگیری رو بیشتر می کنه، گوش به زنگ باشین. این جلسات، همونایی هستن که «مشکل سازان شناخته شده» (افراد یا گروه هایی که سابقه ایجاد درگیری رو دارن) در اون حضور دارن. ، جلسات مربوط به گروه های جدیدی که به مرحله «طوفانی» پیشرفت گروه شون رسیدن هم جزو این دسته از جلسات هستن. مرحله طوفانی یعنی وقتی افراد شروع به سعی واسه کسب نفوذ می کنن، اما گروه هنوز راه های موثری واسه این کار در نظر نگرفته.

در این موقعیتا قوانین جلسه رو از قبل بگید. مثلا قوانین جلسه ممکنه به شکل زیر باشن:

  • افراد فقط پس از بلند کردن دست شون اجازه صحبت دارن و فقط یک نفر می تونه صحبت کنه.
  • رئیس جلسه باید چیزی که رو که گفته شده خلاصه کنه تا مطمئن شه همه افراد مطالب رو فهمیدن.
  • از همه دعوت میشه در بحث شرکت کنن تا فرد خاصی نتونه بحث رو در دست بگیره.

به عنوان رئیس جلسه باید در مورد مدیریت و اجرای این قوانین جدی باشین! اگه گروه باید تصمیمی بگیره، می تونین مراحل تصمیم گیری رو تعیین کرده و از تموم شرکت کنندگان بخواهید که با اون موافقت کنن.

بهره بردن از درگیری

هیچوقت در جلسه ای حضور داشته اید که در اون به طور مثال درگیری «نبود توافق حرفه ای واقعی» با موفقیت حل شده باشه؟ اگه اینطوریه، می تونین امتیازات حل قدم به قدم اختلافات و رسیدن به نتیجه ای رضایت بخش رو دریابید.

پس درگیری چیزی نیس که بخواهید به هر قیمتی از اون جلوگیری کنین. واقعا، درگیری بعضی وقتا می تونه سریع ترین و بهترین راه واسه ایجاد پیشرفت خلاقانه باشه. مطمئنا نمی خواهید همه بدون بحث و به شکل خودکار به همه چیز «بله» بگن!

کشف زودهنگام اختلاف

یکی از کلیدهای کشف اولین نشونه های اختلاف مشاهده ی «زبون بدن» است. اگه اختلاف بیشتر به دلیل فرقای حرفه ای باشه، و نه تفاوتای شخصیتی، بهتره هرچه زودتر به افراد اجازه بدین تا مطلب خود رو بگن.، مطمئن شید که افراد فرصت بیان نبود توافق رو هر چه زودتر به دست میارن تا بشه مسائل رو حل نمود و بحث رو بر مبنای صحیحی پیش برد.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   مدیریت کیفیت کامل چیه؛ نگاهی به اصول و فرآیندهای اون 

چیجوری می فهمین که فردی دلخوره؟ به دنبال نشونه های زیر باشین:

  • ایجاد حالات مربوط به تعجب یا نبود توافق در چهره مثل تکون دادن سر یا چرخاندن چشما. ممکنه فرد ناآرام باشه یا با حالتی بی قرار یا عصبی راه برود.
  • نگاه کردن به بقیه واسه دریافت این مطلب که زبون بدن یا حالات چهره ی بقیه هم نبود توافق اونا با گوینده رو نشون می ده یا نه.
  • زمزمه کردن یا نوشتن یادداشت واسه فردی دیگر. این کار ممکنه نشون دهنده ی این باشه که فرد دلخور در حال بررسی موقعیت خودشه یا سعی داره پشتیبانی افراد رو واسه روبرو شدن به دست آورد. این روش می تونه در مورد هر دو نوع درگیری به کار برود.
  • خیره شدن، شاید به شکل ای تهدیدآمیز به گوینده یا هدف پنهون ی درگیری.

وقتی نشونه های ایجاد درگیری رو کشف کردین، از رویکردهای حل درگیری که در بخش بعد ارائه می شن، به شکل فعالانه و غیرواکنشی استفاده کنین. خفه کردن مشکل در نطفه به صرفه تره، چون که دیگر لزومی نمیشه کسی با خاطره ی «اون چیزی که در اون جلسه گفته شد» زندگی کنه.

حل درگیری

اگه از این پیشنهادها پیروی کردین، اما بازم درگیری پیش اومد، چیکار باید کرد؟ اینجا بعضی از رویکردها و تکنیکایی که می تونین استفاده کنین، ارائه می شن.

نبود شخصی سازی

این کار شامل بیان مسائلیه که بتونن به جای تمرکز بر فردی که گزینه بد رو مطرح می کنه، بر چیزی که گروه دوست نداره تمرکز کنن. چیجوری میشه این کار رو انجام داد؟ اجازه بدین به مثال قبلی برگردیم:

« من می فهمم که این استدلالات واسه انتصاب بابکه. اما فکر می کنم حمید واسه این طرف بهتره و تو نمی تونی منو قانع کنی که طور دیگری فکر کنم.»

شما به عنوان رئیسِ جلسه باید به این گفته توجه نشون بدین و اونو به شکل دیگری بگید:

«پس شما می گین با وجود اینکه بابک به روشنی تواناییای بیشتری داره، اما تواناییای حمید ممکنه مهم تر باشن.»

از اینجا می تونین بحث رو به طرف بررسی بی طرفانه ی اهمیتِ نسبیِ خصوصیاتِ متفاوت هدایت کنین.

سؤال کردن

راه و روش دیگر تغییر تمرکز گروه از درگیری به طرف «تحقیق» است. افراد رو تشویق کنین تا به جای بیان عصبانیت یا مخالفت خود با موضوع، اطلاعاتی در اون مورد ارائه کنن.

واسه رسیدن به این، از سوالایی که به دقت آماده شده استفاده کنین. تنها از سوالایی که جواب شون بله یا خیره استفاده نکنین، سعی کنین چیزی که افراد فکر می کنن رو شفاف سازی کنین. مثالای دقیق و شاید پیشنهادهایی واسه چگونگی تغییر ایده ی بد به ایده ای قابل قبول واسه اونا مطالبه کنین. در بعضی موارد شاید اونا خواستار تغییراتی بسیار جزئی باشن.

وقتی در جلسه درگیری پیش میاد، شما به عنوان رئیس باید کنترل رو در دست بگیرین. به بقیه اجازه ندین با ایجاد معطلی در سخنان شما یا بقیه، به درگیری دامن بزنن.

تهدید موجود رو از بین برده یا کاهش بدین

یکی از دلایل کلیدی عصبانیت یا درگیری اینه که شاید افراد احساس کنن خودشون یا چیزایی که براشون عزیزه مورد تهدید قرار گرفتهاند. شاید اونا احساس می کنن که مطلب مورد بحث معروفیت، قضاوت، احتمال رهبری پروژه ای موفق، یا احتمال کسب امتیاز اونا رو مورد تهدید قرار داده. یا شاید احساس می کنن پروژه ای که واسه پیش برد اون به سختی کوشیده ان یا به موفقیت اون فکر می کنن، مورد تهدید قرار گرفته.

در این مسئله دو بخش هست: حس تهدید و خود تهدید.

اینجا باید مسائل رو مورد جستجو قرار داده و درک کنین. امکان داره احساس افراد درست نبوده و طبق اطلاعات غلط یا ناقص باشه. در این صورت باید اطلاعات درست رو عرضه کنین. یا شاید هم احساس افراد درست باشه و فرد حق داشته باشه که احساس تهدید کنه. اینجا باید موقعیت رو توضیح بدین.

کار دیگری که می تونین انجام بدین اینه که مطمئن شید که نا شناخته ها رو روشن ستختین، چون افراد بیشتر امور ناشناخته رو تهدید تلقی می کنن. با بازگشت دوباره به مثال قبلی درباره تصمیم گیری در مورد استخدام بابک و حمید، ممکنه از حامیان هر کدوم بخواهید در مورد اینکه کاندیدای مطلوب شون چه فایدهایی واسه گروه به ارمغان میاره و چه بخشایی از پیشرفت باید مورد توجه قرار گیرند، صحبت کنن.

بحث رو به جلسه ی دیگری موکول کنین

بعضی وقتا نمی تونین مشکلی رو در زمان جلسه حل کنین، به ویژه مشکلاتی که شامل مسائل حساس شخصیه که نباید در موردشان در «انظار عموم» صحبت کرد.

در این حالت باید نبود توافق رو تایید کنین و بعدا جلسه ی ویژه ای واسه بحث در مورد این مسائل برگزار کنین.

در آخر به خاطر داشته باشین که بعضی وقتا امکان این که همه افراد از نتیجه ای راضی باشن، وجود نداره. اگه به همه افراد فرصت مناسب واسه بیان عقایدشان رو دادین و از مراحل تصمیم گیری مساوی استفاده کردین، ناخشنودی افراد رو شخصی تلقی نکنین. اگه شمام از تصمیمی ناراضی هستین، این مسئله در مورد خودتون هم صدق می کنن.

دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید